fundamentos de la Planeación

Si un proyecto sigue estando en su cabeza, es que aún le quedan cosas por planificar.

"Organízate con eficacia" (2001), David Allen

Las organizaciones son sistemas sociales que mediante la utilización de recursos, desarrollan un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo común, dentro de un contexto con el que establece una influencia recíproca.

Edgar H. Schein define a la organización como una coordinación de esfuerzos, de finalidades comunes, división del trabajo y jerarquía de la autoridad. Toda organización está unida indisolublemente con el entorno; de allí la importancia de este último, porque al ser la organización un sistema abierto, es fundamental que exista un equilibrio dinámico entre ambas partes.

Para estudiar adecuadamente la organización, debemos diferenciar:

• Los elementos del entorno.

• Los elementos de la organización

El entorno abarca todos los elementos ajenos a la organización que son relevantes para su funcionamiento. Incluye algunos que la influencian de forma directa (empleados, accionistas, clientes, competidores y proveedores) y otros que la influencian de forma indirecta (política económica, factores sociales y culturales, etc.). Estos últimos no son controlables por la organización y afectan sus resultados.

El macroentorno internacional y local define las condiciones económicas de la región o país donde actúa la organización. Está influenciado por factores políticos, sociales, culturales y demográficos. Los procesos de recesión y expansión de la economía, así como las variaciones en la distribución del ingreso y la presión tributaria, entre otros factores, provocan cambios que se traducen en modificaciones en la oferta y la demanda de bienes y servicios. Al variar la oferta y la demanda, los resultados de la organización serán afectados. Teniendo en cuenta los factores que condicionan al macroentorno, el ente carece de herramientas para influenciarlo, por lo cual es importante que en el proceso de planificación se definan las variables macroeconómicas actuales y proyectadas que serán contempladas en él. De esta forma, la organización se anticipa a futuras situaciones que pueden afectarla, planificando su accionar.

El ramo del negocio se refiere a la industria en la cual actúa la organización e incluye no sólo el mercado actual, sino además su mercado potencial, sus características económicas, tecnológicas, regulaciones, etc. Cuando un grupo de empresas ofrecen productosy/o servicios que son sustitutos cercanos entre sí, se dice que pertenecen a la misma industria.

La diferencia entre el ramo del negocio y los actores externos es que estos últimos pueden ser influenciados por las decisiones de la empresa, mientras que el primero no. Para producir un cambio en el ramo del negocio, es necesaria la acción del conjunto de las empresas que forman parte del sector de la industria.

Los actores externos interactúan en forma permanente con la organización y son los siguientes:

Por clientes entendemos a los receptores de los bienes y servicios de la organización, que condicionan el flujo de ingresos de la misma. Sin clientes, la organización no podría existir.

Los competidores (o competencia) son aquellos que con sus productos absorben la misma porción del presupuesto de los clientes que nuestra organización.

Sus productos y/o servicios, a los ojos del cliente, cumplen la misma función que los productos y/o servicios de nuestra empresa. La identificación de los productos sustitutos no es sencilla, pues requiere poder de análisis y de observación. Esto hace que dimensionar la competencia potencial no sea tarea fácil.

Los proveedores son aquellos que facilitan a la organización recursos materiales, humanos, intangibles y financieros necesarios para la operación del negocio. Los proveedores son clave, porque en muchos casos la calidad de sus productos determina la calidad de los productos de la organización.

Los factores de poder son aquellos que tienen la posibilidad de condicionar los objetivos de la organización y/o su negocio. Son los socios o accionistas de la misma.

Los organismos de influencia son los que, en forma organizada y sistemática, condicionan la toma de decisiones en la empresa, afectando sus resultados. Entre ellos podemos encontrar organizaciones no gubernamentales (Greenpeace, Amnesty International, etc.), organizaciones gubernamentales (Administración Federal de Ingresos Públicos, Banco Central, etc.), el Estado (nacional, provincial y municipal), organismos internacionales (Fondo Monetario Internacional, Banco Mundial, etc.) y organizaciones civiles para fines determinados (sindicatos, cámaras empresariales, defensa del consumidor, etc.).

La comunidad está conformada por el conjunto de la sociedad que puede estar relacionada en forma directa con la organización (como los mencionados anteriormente), o no (el resto de los actores sociales que nada tienen que ver con la organización), pero todos pueden influir a través de sus acciones y opiniones en las decisiones de ésta. Los medios de comunicación constituyen un factor relevante dentro de la comunidad. Contribuyen a formar opinión en la sociedad y, de esta manera, pueden condicionar las decisiones de la organización.

Es necesario destacar que entre cada actor externo y la organización siempre existe un mercado. Por ejemplo, entre la organización y los clientes, el mercado está formado por los productos y/o servicios que ofrecen tanto la empresa como los competidores. Entre la organización y los proveedores, el mercado existente está conformado por los distintos insumos que estos últimos (junto con sus competidores) suministran al ente. Es por eso que la organización interactúa permanentemente en distintos mercados. De allí, la importancia de tener en cuenta al entorno en los procesos de planificación.

Planificación

Planificar implica definir los objetivos y los medios para alcanzarlos. Peter Drucker postula que la función específica de la administración es hacer más productivos los recursos. Existen cuatro recursos básicos cuya productividad debe ser mejorada sustancialmente en las organizaciones: su capital, sus bienes físicos fundamentales, el uso del tiempo y su grado de conocimiento.

El postulado de Peter Drucker sólo es posible a través de un proceso de planificación. La planificación nos permite mejorar la aplicación de los recursos, el logro de los objetivos y el control de los desvíos, tal como lo exponemos a continuación.

Para que sirve planificar?

• Definir hacia dónde nos dirigimos.

• Negociar.

• Comunicar eficazmente.

• Crear futuro.

• Generar compromiso.

• Ordenar pensamientos.

• Guiar hacia el objetivo.

• Controlar.

Cabe preguntarse si siempre es necesario planificar. La respuesta es: sólo cuando el hecho futuro deseado implica un conjunto de decisiones interdependientes. Tal es el caso de las decisiones tomadas en la organización.

Tipos de planeamiento

• Planeamiento estratégico.

• Planeamiento operativo.

Similitud entre la toma de decisiones y la planificación

PROBLEMÁTICA	ETAPA 1	ETAPA 2	ETAPA 3
TOMA DE DECISIONES	IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROBLEMA	DESARROLLO, ANÁLISIS Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS	IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA	ANÁLISIS ESTRATÉGICO	FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA	IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA
PLANIFICACIÓN OPERATIVA	DIAGNÓSTICO DE LA SOLUCIÓN	DISEÑO DE LA SOLUCIÓN	IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN

Bibliografia:

Fundamentos de la administración Miguel A. Vicente

"Administración" de Robbins y Coutter  Cap 8